Как выбрать офис и составить договор аренды

Это статья с сайта vseofinansah точка ru. Если вы ведите эту статью на другом сайте, значит ее украли.

(10 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...

Начинающие предприниматели часто совершают ошибки при выборе офиса. Кто-то снимает помещение по низкой цене, после чего ему по договору навязывают дорогостоящие второстепенные услуги, а кто-то и вовсе откладывает подписание договора аренды на второй план и оказывается на улице через несколько месяцев. Как выбрать офис и не столкнуться с подобными проблемами, разберемся более подробно.

Выбираем помещение под офис

Если планируется переезд в новое здание из другого офиса. Стоит заранее обсудить данный момент с сотрудниками, выслушав их пожелания.

Дабы не столкнуться с потерей сотрудников, следует пойти на конструктивный диалог с ними.
Конечно же учесть все требования работников не удастся, но было отлично исполнить хотя бы небольшую часть из них. В связи с этим, можно порекомендовать составить два списка: с первостепенными и второстепенными пожеланиями.

К примеру, в списке с первостепенными характеристиками стоит выделить:

1. Отдаленность от конкретной станции метро.
2. Наличие парковочных мест (минимум 3).
3. Наличие хотя бы одного отдельного санузла.
4. Свободный вход посетителям или пропуск через пункт охраны.
5. Наличие коммуникаций и электроэнергии для подключения техники.

В список второстепенных пожеланий возможно включение:

1. Расположение одного или нескольких кафе рядом с офисом.
2. Наличие небольшой парковки для велосипедов.
3. Возможность покраски внутренних стен здания, либо проведение небольшого ремонта для придания презентабельности.
4. Наличие отдельных кабинетов и комнаты для переговоров.
5. Нахождение офиса на среднем этаже.
6. Материал постройки здания – кирпич или плиты.

Плюсы и минусы переезда офиса в пригород

Снимать офис в центре города с шаговой доступностью до станции метро, придется не каждому по карману. Многие предприниматели пытаются сэкономить затраты на аренде, тем самым повысив свою прибыль. Однако, переезд на окраину или в пригород может вылиться большой потерей кадров. Здесь необходимо войти в положение сотрудников, которые проживают в городе. Им будет неудобно добираться до нового места работы. В обратной ситуации, вполне можно нанять новые кадры после переезда.
Преимущества офиса в пригороде:

1. Низкая цена аренды.
2. Возможность расширения при наименьших затратах.
3. Получение большей прибыли за счет экономии на съеме помещения.
4. Возможность выбрать здание «под себя» или провести ремонт на свой вкус.
5. Возможность привлечения новых кадров и сэкономить на их зарплате.

Последний пункт будет весьма интересен для предпринимателя, поскольку зарплаты в пригороде ниже, чем в самом городе. Однако при снижении заработной платы, со старым персоналом придется попрощаться.
Недостатки офиса в пригороде:

1. Отдаленность от города.
2. Большие затраты времени на поездку до места работы.
3. Необходимость обучения новых кадров и проведения тщательного контроля за их работой.

Отметим, что не всегда новые кадры смогут показать хорошие результаты работы. Это напрямую отразится на получении прибыли. Поэтому стоит все же постараться сохранить старый персонал или хотя бы его небольшую часть.

Поиск подходящего офиса

Поиск офиса, полностью или частично подходящего под заранее определенные параметры, можно осуществить при помощи:

• Сотрудника компании. Подобрать наилучшие варианты офисного помещения можно доверить наиболее квалифицированному сотруднику компании. Из составленного списка, руководитель сможет сам выбрать окончательный вариант.
• Руководителя офиса. Предприниматель может лично начать поиск подходящего помещения. С этой целью возможно изучение различных электронных досок с объявлениями, таких как: «Авито», «Юла», «Из рук в руки» и прочие. На них собрано множество подходящих вариантов, достаточно лишь выбрать наиболее выгодные предложения и созвонится с владельцем помещения для предварительного осмотра. Также найти отличный вариант можно воспользовавшись классическими объявлениями в городских газетах или попросту прогулявшись пешком по интересующему району. Как правило, можно найти два-три интересных предложения об аренде, представленных на фасаде зданий.
• Посреднической компании. Агентства недвижимости или компании-посредники, предлагают массу вариантов аренды офисов. Достаточно лишь найти подходящую компанию и обратится за квалифицированной помощью, оговорив заранее все пожелания по отношению к помещению. Однако, при обращении к посредникам придется приготовится к тому, что стоимость аренды может быть значительной. При этом, возможно придется заплатить за услуги компании.
  Помните, что не все посредники берут процент только с арендодателя, они также «выживают» за счет арендатора. Среди наиболее известных посредников можно отметить: Biz-cen.ru, Office.ru, Officescaner.ru.
• Друзей и знакомых. При выборе помещения некоторые предприниматели опираются на советы знакомых. Однако, доверие может быть оправдано не всегда. Многие пытаются снять часть офиса у друзей, ссылаясь на хорошие отношения. Естественно, в таких случаях договора не заключаются, поэтому фирма находится в помещении на «птичьих правах» в любой момент ее могут выгнать настоящие владельцы.

Снимая офис очень важно предоставить достоверные данные о его фактическом нахождении в налоговую службу и прочие государственные органы. В обратном случае, не исключено возникновение проблем по юридической части.

Осмотр офисного помещения

После выбора подходящих вариантов помещения, необходимо созвонится с их владельцами для назначения времени и даты осмотра. Это очень важно, поскольку нельзя подписывать договор без личного осмотра всех уголков помещения. Часто в таких случаях, предпринимателя встречает не собственник, а его представитель. Всяческими путями он старается обратить внимание на себя, отвлекая от визуального осмотра. Не стоит поддаваться на обман и слушать положительную презентацию помещения из уст посредника (собственника). Здесь полагаться можно исключительно на себя.

На что обратить внимание при осмотре помещения:

• Стены. Внимательно осмотрите все стены в каждом помещении. Загляните за картины и плакаты, возможно под ними скрываются трещины или дыры. Если их вовремя не заметить и подписать договор аренды, заделывать их придется за свой счет.
• Сантехнику. Зайдите в туалет, проверьте работоспособность сантехники. При выявлении неполадок, попросите устранить их до подписания договора.
• Горячую воду. Сотрудникам компании будет неприятно мыть руки холодной водой. Поэтому проверьте подключена ли горячая. Если ее нет, обсудите возможность монтажа водонагревателя.
• Кондиционеры. Проверьте их работу, включив на несколько минут. Обратите внимание на режимы работы, а именно не только возможность охлаждения, но и нагрева помещения.
• Отопление. Убедитесь в том, что офис отапливается. В противном случае, в зимний период времени отопление обогревателями обойдется в крупную сумму.
• Интернет. Довольно часто владельцы помещений обманывают относительно подключения интернета. Поэтому, стоит убедится в его наличии самостоятельно. Также обсудите условия пользования сетью. В некоторых случаях будет выгоднее самостоятельно провести сеть или купить модемы для всех сотрудников. Это связано с завышением стоимости интернета некоторыми владельцами офисов.

После осмотра офисного помещения, желательно побеседовать с сотрудниками и руководителями близ расположенных компаний. Это даст уверенность в хорошей репутации арендодателя, а также выявить некоторые недостатки. При разговоре, спросите о кражах и взломах, не было ли подобных случаев. Их выявление говорит о плохой системе охраны. С таким офисом лучше не связываться.

Обсуждение деталей аренды

Довольно часто собственники помещений выставляют цену аренды ниже рыночной стоимости. Это привлекает большое внимание предпринимателей, однако в реальности, арендатору навязывают целый список дополнительных услуг. В результате итоговая стоимость аренды оказывается в разы выше рыночной.

Список дополнительных услуг:

• Коридорный коэффициент. Собственник может попросить оплатить часть площади, расположенной в коридорах и холлах, которые напрямую не относятся к арендованному помещению.
• Коммунальные платежи. Как правило, они оплачиваются отдельно от стоимости офиса. Стоит заранее оговорить систему их начисления. Идеальный вариант – оплата по счетчикам. Если их нет, собственник может выставить большие счета, проигнорировав их устное обоснование. Оплату коммунальных платежей стоит включить в договор, это даст возможность вернуть часть НДС.
• Парковка. Современные офисы оборудованы парковкой. Обычно, на одно помещение выделяется фиксированное количество мест. Также не исключен вариант свободного занятия мест, но при этом можно столкнуться с тем, что их займут сотрудники соседних помещений. Оплата парковки обсуждается отдельно.
• Охрана офиса. Необходимо заранее узнать нужно ли производить взносы в охранную организацию. Также стоит изучить правила пропускной системы. Так, нужно ли выписывать отдельные пропуска посетителям компании или гостей необходимо встречать лично, как работники офиса будут входить в здание (турникеты, пропуска).
• Уборка. Довольно часто арендодатели навязывают уборку помещений и требуют ее отдельной оплаты. Хороший собственник разрешит осуществлять уборку самостоятельно, либо установит доступный ценник на услуги.
• Арендные каникулы на ремонт. Если офис нуждается в проведении косметического ремонта, стоит настоять на проведении арендных каникул. На их период, арендатор будет освобожден от платы за помещение. При этом, он обязуется произвести ремонт за свой счет и в заранее оговоренные сроки. Это даст возможность получить небольшую экономию средств.

Не всегда собственник помещений идет на встречу потенциальному арендатору. Однако, все стоит попробовать сократить затраты на некоторые виды дополнительных услуг. Небольшая экономия, пусть даже в 5-10%, даст возможность сэкономить более десятка тысяч рублей в год.

Как составить договор аренды

После того как офисное помещение было найдено и все детали его аренды оговорены, можно приступать к официальному подписанию договора. Предварительно стоит попросить документы, подтверждающие право собственности на помещение, детально изучив их на достоверность и проверив на сайте Росреестра. Особое внимание необходимо уделить адресу, поскольку бывают случаи обмана и предоставление документов на другой офис.
В отдельных случаях, помещение сдает другой арендатор. При этом, необходимо изучить его договор аренды с собственником на наличие пункта с разрешением о пересдаче части помещения.
Также стоит взглянуть на техническую документацию и кадастровый паспорт. Проверить метраж помещения, соответствует ли он тому, что указан в договоре.

При подписании договора предприниматель должен предоставить:

1. Свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
2. Копию свидетельства о регистрации юридического лица и его постановки на налоговый учет.
3. Юридический адрес.
4. Банковские и почтовые реквизиты.
5. Учредительные документы компании (копии).
6. Копии документов руководителя фирмы.
7. Копии документов должны быть заверены печатями.

Перед подписанием договора, его необходимо показать юристу для выявления «подводных камней». Это предельно важно, поскольку позволяет исключить любые риски и мошеннические схемы.
Срок заключение договора стандартно составляет чуть меньше года. Это делается для исключения необходимости оплаты госпошлины и регистрации в Росреестре. Поэтому, в договоре необходимо наличие пункта о возможности продления срока.

Также обратите внимание на наличие условий индексации. Некоторые собственники указывают автоматическое повышение платы на 10% ежегодно, вне зависимости от уровня инфляции.
Перед подписанием договора также необходимо сделать акт приема-передачи. В нем перечисляется вся имеющаяся в помещении техника, мебель, состояние ремонта, коммуникаций и прочие особенности.

Как снять офис: памятка

• Составьте требования к будущему офису.
• Приступайте к поиску самостоятельно или при помощи посредника.
• Тщательно осматривайте помещение.
• Снижайте стоимость аренды за счет исключения дополнительных услуг.
• Не подписывайте договор без предварительного прочтения.
• Проверяйте документы на помещение.
• Составляйте акт приема-передачи.

Соблюдение вышеуказанного перечня поможет найти лучший вариант офисного помещения, при этом получить экономию на предоставлении дополнительных услуг и уберечь себя от обмана.

© 2018 — 2024, Все о финансах. Все права защищены. Копирование материалов только с разрешения автора.

(10 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...