Электронные трудовые книжки с 1 января: полная инструкция

(10 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года смогут оформить все желающие. ЭТК вводятся для хранения данных о трудовой деятельности граждан в цифровом виде. Каждый работник будет иметь доступ к своей информации. Работодатели смогут по-новому организовать кадровый учет.

Что такое ЭТК, каковы ее особенности?

Введение электронных трудовых книжек регламентировано ФЗ № 439 от 16.12.2019 и ФЗ № 27 от 01.04.1996. Согласно ФЗ № 27, работодатели обязаны с 01.01.2020 удаленно вносить сведения о движении кадров в информационную базу ПФР.

Электронная трудовая книжка – это цифровой формат традиционного документа. Переход на ЭТК является добровольным, поэтому бумажной книжкой можно будет пользоваться сколько угодно. ЭТК содержит следующую информацию:

• общие сведения о трудящемся;
• наименование организации-работодателя;
• должность, вид выполняемой работы, специализация, разряд, квалификация, отдел или подразделение;
• даты подписания, расторжения трудовых контрактов, переводов в другие организации;
• виды движения кадров;
• основания (дата, номер и вид документа);
• причины расторжения трудового договора.

С информацией ЭТК каждый работник сможет ознакомиться через личный кабинет в ПФР, портал Госуслуг и другие приложения. Работодатели будут заносить сведения о персонале через кабинет страхователя, операторов и другие службы ПФР.

С помощью введения электронных трудовых ПФР планирует упростить доступ к информации, повысить точность передаваемых сведений, в будущем дистанционно оформлять пенсии. Работники с помощью ЭТК смогут дистанционно устраиваться на работу, получать отдельные виды Госуслуг. Работодатели смогут организовать электронный учет, что позволит снизить расходы на хранение документов.

Полная инструкция по переходу на ЭТК для работника

Добровольный переход на ЭТК начался 1 января 2020 года и касается всех граждан РФ. Отказ от традиционных трудовых книжек осуществляется только с согласия работника. Все желающие продолжат пользоваться бумажными трудовыми, кадровики по-прежнему будут вносить в них записи.

Переход на электронные трудовые предполагает выполнение 3-х условий.

1. До 31.12.2020 граждане должны написать письменное заявление о переходе на ЭТК или сохранении традиционной трудовой книжки. Сведения о заявлении, поданном через работодателя, поступят в базу ПФР.
2. Россияне, перешедшие на ЭТК, забирают на хранение трудовую старого образца. В ней должна быть проставлена отметка о заявленном работником выборе.
3. Трудовую книжку старого образца надо сохранить. Она не потеряет своей силы, останется основным источником информации о стаже и местах работы гражданина на период до 2020 года. В электронный документ будут вноситься сведения о трудовой деятельности после 2020 года.

Если трудящийся не успеет направить письменное заявление до 31.12.2020, он имеет право сделать это позже. Заявление о переходе на ЭТК можно написать на основном или на новом месте работы при трудоустройстве. Если заявление так и не будет подано, работодатель продолжит ведение старой трудовой книжки.

Как сохранить старую трудовую книжку?

Чтобы использовать традиционную трудовую книжку, необходимо направить через работодателя заявление о ее сохранении до 31.12.2020. Бумажная книжка будет действовать и заполняться как обычно. Сотрудник, сохранивший старую книжку, сможет запрашивать через работодателя справки о своей трудовой деятельности.

Обязанности работодателей при переходе на ЭТК

С 01.01.2020 работодатели обязаны каждый месяц до 15-го числа подавать в ПФР данные о движении персонала и трудоустройстве. На базе передаваемых сведений будут формироваться ЭТК. Сведения о кадровых мероприятиях должны быть поданы не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло перемещение сотрудника. Работодатели будут отчитываться через кабинет организации-страхователя, сервисы и службы ПФР.

С 1 января 2021 года информация о приеме и увольнении сотрудников будет подаваться в ПФР не позднее 1-го рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа.

В связи с переходом на ЭТК работодатели обязаны:

• принять внутренние нормативные акты (если необходимо учесть мнение профсоюза);
• подготовить и обсудить с членами трудового коллектива изменения, которые будут внесены в коллективные договоры, согласно ТК РФ;
• обеспечить техническую готовность к подаче информации в ПФР;
• до 30 июня 2020 года письменно уведомить каждого сотрудника об изменениях в ТК РФ. Руководство обязано сообщить работникам, что они имеют право заявить о переходе на ЭТК или сохранении традиционной трудовой.

Если трудящийся заявил о сохранении обычной трудовой книжки, работодатель будет обязан вести ее как раньше. Кроме того, он будет подавать нужные сведения в ПФР для формирования ЭТК. Данное право сохранится за гражданином при дальнейшем трудоустройстве. При необходимости работник сможет подать заявление о переходе на ЭТК позже.

Ведение ЭТК по заявлениям

Если сотрудник письменно заявил о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. передать на хранение заявителю обычную трудовую книжку с соответствующей записью;
2. сообщить сотруднику, что традиционная книжка сохраняет юридическую силу и будет использоваться наравне с новой ЭТК;
3. напомнить работнику о необходимости сохранения старой трудовой, так как в электронную базу не войдут сведения о местах его работы до 2020 года.

При трудоустройстве работник будет предъявлять бумажную/электронную выписку из базы ЭТК вместе с обычной трудовой книжкой или без нее. Граждане, которые после 31.12.2020 планируют трудоустраиваться первый раз, будут получать только электронные выписки.

Выписки из ЭТК специалист по кадрам обязан предоставлять по заявлению работника в течение 3-х дней. При расторжении трудового договора выписка должна выдаваться в день увольнения. Заявление на получение справки можно направить письменно и в электронном виде. Если бывший сотрудник отсутствует или отказывается забирать выписку, справку следует переслать на его адрес по почте заказным письмом.

Заключение

С 01.01.2020 информация о кадровых перемещениях, трудовом стаже россиян переносится в цифровой формат. До конца 2020 года трудящиеся могут подать работодателю заявление о переходе на ЭТК или сохранении традиционных трудовых книжек. Трудовая старого образца будет иметь юридическую силу и использоваться наряду с новой ЭТК.

Прочтите также: Плюсы и минусы самозанятых граждан

© 2020 — 2024, Все о финансах. Все права защищены. Копирование материалов только с разрешения автора.

(10 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...